Tidsplanering är processen att planera och kontrollera hur mycket tid du spenderar på specifika aktiviteter. Bra tidsplanering tillåter dig att färdigställa mer under en kortare period, bli produktivt bättre, minimera stress och nå de målen du har satt upp.
Implementera dessa 7 steg för bättre tidsplanering så är du på god väg mot en mer balanserad vardag med mindre stress och mer produktivt arbete.
Här är de sju stegen för bättre tidsplanering
1. Sätt korrekta mål
Sätt mål som är uppnåbara, realistiska och framför allt, mätbara! Använd SMART-metoden (Specifika, Mätbara, Realistiska, Relevanta, Tidsbundna) för att sätta dina mål. Att sätta korrekta mål vid tidsplaneringen ger riktning, fokus och mätbarhet som leder till effektivare och mer strukturerad arbetsprocess. För att lära dig hur du implementerar SMART-metoden för att sätta korrekta mål kan du kolla in denna videon.
2. Prioritera
Prioritera uppgifterna baserat på hur viktiga de är och hur snabbt de behöver vara klara i din tidsplanering.
Ta en titt på dina vardagliga uppgifter och utvärdera vilka som är:
- Viktiga och brådskande: Gör dessa direkt!
- Viktiga men inte brådskande: Bestäm när dessa ska göras och planera in de in din kalender.
- Brådskande men inte viktiga: Ge dessa uppgifter till någon annan om det är möjligt.
- Inte brådskande och inte viktiga: Lägg dessa åt sidan för att göra under ett senare tillfälle.
3. Sätt en tidsgräns
Att sätta av en specifik tid för att utföra en uppgift hjälper dig att hålla dig mer fokuserad och effektiv. Att förutbestämma ett specifikt tidsintervall för en uppgift ger dig den extra knuffen för att vara förberedd och upptäcka potentiella problem före de uppdagas. På det sätt kan du skapa en tidsplan för att hantera problem innan deadlinen är nådd.4. Ta pauser
När man gör uppgifter och följer ett schema är det också viktigt att ta pauser mellan varje uppgift. Pauserna kommer hålla dig bättre fokuserad och motiverad så det är även viktigt att planera in dessa i din tidsplanering. Pauser rensar dina tankar för att hålla dig på banan innan du går in i nästa uppgift.
Det enda du behöver göra är att kolla kalendern för att se vad som behövs göras i stunden.
5. Organisera dig själv
Använd din kalender för att skriva ner långvarig tidsplanering. Skriv ner och boka in deadlines för projekt eller uppgifter som är del av ett större projekt i din kalender. Tänk på vilka dagar som kan vara bäst för att deadlines till en specifik uppgift. Exempelvis kanske behöver du planera in ett möte för att diskutera löneflödet med en kund när det passar deras schema, innan du kan gå vidare med ditt arbete och den specifika arbetsuppgiften. Eller kanske behöver du uppdatera dig på inom ett specifikt område genom att se en kurs? Även personlig utveckling behöver bokas in i kalendern så att det blir av.
→ Läs mer om personlig utveckling: Vad motiverar dig till att lära dig?
OBS! Mejl, sociala medier, meddelanden från kollegor och reklamutskick är några av de största distraktionerna som "dödar" strävan för att förbättra och hålla dig till din tidsplanering. Försäkra dig om att du faktiskt ägnar dig åt den aktivitet som du har planerat in. Kalendern hjälper dig att hålla dig fokuserad. Det enda som du behöver göra är att kolla kalendern för att se vad som behövs göras i stunden. Om du gör något annat under tiden är det dags att växla om och fokusera på det som tiden var avsatt för.
I både Outlook och Google Calendar finns en linje som visar exakt var du är (är menad att vara) i din dag, baserat på vad klockan är.
→ Läs mer om personlig utveckling: Vilken inlärningsstil har du?
6. Ta bort "onödiga" uppgifter
Det är viktigt att kunna ta bort onödiga uppgifter om möjligt. Bestäm vad som är viktigt och vad som krävs av din tid. Det gör dig mer fri att tillägna tid för mer viktiga saker. Tänk på att du har begränsad tid under din dag. Ta vara på tiden och fokusera på de högs värderade uppgifterna som gör att du tar dig framåt och når dina mål eller deadlines i den tidsplaneringen du har avsatt.
7. Planera långsiktigt
Börja din dag med en tydlig idé och vad du behöver göra för att få det gjort. Gör en vana av att kolla schemat i början av varje dag för att få ett hum om vad som kommer krävas av dig. Skriv en to-do lista om så behövs. Avsluta dagen med att kolla schemat för nästkommande dag så att du kan vara förberedd vad som komma skall.
Balans är nyckeln till bra tidsplanering
Ju bättre balans, desto mer produktiv kan du bli. Det gäller inte enbart ditt arbete utan också för att kunna hitta balansen mellan privatliv och arbete. Börja boka in de aktiviteter som är viktiga för dig så att du skapar tid för dessa, det kan vara allt från viktiga möten, utbildningstid, tid för att gå och träna eller aktiviteter med familjemedlemmar. Och håll dig till de tider du har avsatt!
